「コミュニケーションが自然に生まれる環境」を目指して～プロジェクトメンバーに聞く新オフィス誕生秘話～

今回は、約1年に渡ってオフィス移転プロジェクトを牽引してきた本間さんのインタビューをお届けします。

人事総務グループのリーダーとして、これまでも従業員満足度の向上や働きやすい環境の整備に熱心に取り組んできた本間さん。創意工夫を凝らした新たなオフィスが完成するまでの道のりや、このプロジェクトに対する思いを聞きました。

■プロフィール

人事総務グループ 労務 リーダー：本間 瞳

ベンチャー企業にてバックオフィス部門の立ち上げを経験した後、2018年にビズメイツに入社。ビズメイツ初の人事として採用業務を担当後、2020年からは働く環境の整備を担う総務・労務担当に。オフィス移転プロジェクトチームの中核メンバーとして、移転プラン策定から携わった。

事業拡大による増員とコミュニケーションの課題を解決するオフィスへ

——今回のオフィス移転には、どのような目的があったのでしょうか？

今回のオフィス移転では、これまで2つの拠点に分散していた事業部と本社機能を集約し、組織間の連携を強化していくこと、さらなる社内エンゲージメントの向上を図ることが大きな目的となりました。

移転の背景としては、ビズメイツの事業と組織の拡大が続いていることが挙げられます。

当社はこれまで、事業成長に合わせて増床を繰り返し、1つのビルに3フロア、さらにもう1つのビルに1フロアを構えていました。

結果として「部署が異なるとフロアやビルが異なるので、ちょっとした疑問を気軽に聞きに行きづらい」「新しく入った方の顔と名前が一致しにくい」など、社内のコミュニケーションロスという課題が発生し始めていたのです。

こうした課題を解決するため、具体的なオフィス移転計画が動き出したのは、2023年の夏でした。そこから、およそ1年をかけ、理想のオフィスを追求してきました。

——新オフィスの所在地や建物の選定にあたって、重視していたことは何ですか？

場所の面では「旧オフィスの近隣エリア」に限定して検討しました。オフィス移転に伴う個人の負担を生まないための配慮として、これまでと通勤時間が大きく変わらない移転先を選ぶことが重要でした。

そしてもう1つ重視していた点が、前述したコミュニケーションロスの課題を解決する「従業員全員が、1フロア内で勤務できる環境」です。「組織内のコミュニケーション」を活性化させるには、ワークスペースの集約が必須だと考えました。

この2つの条件を満たしていたのが、今回の移転先のDaiwa秋葉原ビルでした。最終的には、会議室やコミュニケーションスペースなどを11階に設置し、今後の増員を見越した200名規模のワークスペースと社長室を12階に集約した、2フロア構成となりました。

プロジェクトチームを立ち上げ、現場の声を積極的に反映

───オフィス移転プロジェクトは、どのように進めていったのですか？

移転決定と同時に、役員や人事総務のメンバーを中心に6名のプロジェクトチームが結成され、まずは課題を洗い出すディスカッションからスタート。課題を解決するために必要な条件を1つひとつ整理しながら、今回のリニューアル方針を決めていきました。

Values（ビズメイツが大切にしている価値基準）の「成長し続ける」「建設的に対話する」「新しい価値を生み出す」をどのようにレイアウトに落とし込むか、どのような方向性のデザインにすべきか。デザイン会社とも、何度もミーティングを繰り返しましたね。

並行して実施してきたのが、従業員サーベイです。「オフィス内での1日の過ごし方」や「現オフィス内で不便に感じるポイント」を具体的にリサーチし、新オフィスへの希望をヒアリングしました。

こうした社内の声を集めるにあたって、各部署の代表者にも協力を仰ぐことになり、プロジェクトメンバーは総勢10名に。さまざまな意見を集約し、フロア内のレイアウト調整が本格的に動き出したのが、2023年12月頃でした。

───社内の声を丁寧に拾い、反映していったのですね。

はい。会社として目指している「オープンなコミュニケーションが促進される環境」づくりを進めていくうえで、リサーチ時に上がってきた社内の声はとても参考になりました。

例えば「社内ミーティングをオープンスペースで行うと、対話が活性化して新たな視点が生まれやすい」という意見は、ワークスペース内のオープンなミーティングエリアの設置につながっています。

また「場所を変えて気分をリフレッシュできるスペースが欲しい」「クリエイティブな発想ができる環境が欲しい」というニーズを、業務でも使えるラウンジ・カフェエリアの設置という形で反映しました。

さまざまな声を活かして「毎日の出社が楽しみになるオフィス」を作ろう。そんな思いを持ってレイアウト調整を進めていましたね。

───では、そんな目標を持ってプロジェクトに取り組んできた本間さんが選ぶ、新オフィスの「一押しポイント」を教えてください！

新オフィスにはビズメイツの「Values」を象徴する箇所が、いくつかあります。その1つがセミナー会場として使える「Biz Lounge」。100名規模のイベントにも利用できる広いスペースです。

こちらのBiz Loungeでは、多くの人が一堂に会するさまざまな交流イベントを実施していく予定です。参加者同士の交流が深まる、明るく開放的なスペースが「新しい価値を生み出す」未来につながることを期待しています。

充実したミーティングエリアもリニューアルのポイントですね。防音性や広さなどの課題を改善し、より安心・快適に「建設的な対話」ができる環境を整えました。

個人的にとても気に入っているのが、Biz Loungeの隣にあるMates Cafe。素敵なカフェエリアが完成しました！休憩でリフレッシュするときはもちろん、気分を変えて業務に取り組みたいときにもおすすめ。お洒落なカフェ内のカウンターやデスクでの仕事は「新しい価値を生み出す」可能性を広げるはずです！

新たな価値の創出に向け、これからも働きやすい環境を整えていく

───今回のオフィス移転プロジェクト全体を通して、本間さん自身が特に意識的に取り組んだポイントなどはありましたか？

プロジェクトを通じて大切にしていたポイントは、主に3つありました。

1つは「サステナビリティを意識した取り組み」です。今回の移転では、再利用できるオフィス家具は極力活かして廃棄物を減らし、資源を有効活用できたと感じています。

2つめは「細部まで調整を重ね、現場の様子を確認すること」です。プロジェクトチームが描いているイメージと実際の現場に差がないかを細かくチェックする作業は、欠かせないものでした。

事前の計画時に認識の齟齬が出ないようにすり合わせることはもちろん、工事が始まってからも積極的に現地に足を運んで進捗を確認していましたね。あまりに通い過ぎて、現場の方に驚かれたほどです（笑）

3つめは「オフィス移転を、全従業員がワクワクするイベントにすること」。そのため、移転までの様子をリアルタイムで伝えることが大切だと考え、社内チャットに「オフィス移転チャンネル」を立ち上げました。

このチャンネルでデザイン会社との打ち合わせの様子や工事の進捗を全社に共有すると、たくさんのコメントや応援スタンプが寄せられて、嬉しかったですね。皆さんの期待が高まっているのを実感しました。

───無事にオフィス移転を終えた今の気持ちを聞かせてください。

大変なこともたくさんありましたが「このプロジェクトに携われて良かった！」のひと言に尽きます。

私が一番嬉しかったのは、新オフィスに出社した従業員の喜ぶ顔が見られたことなんです。「みんなに喜んでもらいたい」という気持ちが最大のモチベーションでしたから。

「Mates Cafeが気に入りました！早速活用します」「大型LEDモニターの映像の鮮明さに驚きました」と、初日から嬉しい声をたくさん聞けて「プロジェクトをやり遂げられてよかった！」という思いを一層強めました。

今後も人事総務として、さらに働きやすい場所へと環境を整えていきたいです。

最後に、この場を借りて今回のオフィス移転にあたりご協力いただいた関係者の方々と、働く環境への投資を重視し、フロアプランの策定にも情熱を注いでくれた経営陣に、感謝を伝えたいと思います。おかげで素晴らしいオフィスが誕生しました。皆さん、ありがとうございました！