2022年よりスタート！ OJTトレーナー意見交換会を実施しました！

ビズメイツでは2020年より新卒採用を開始し、毎年社員が入社しています。

そこで欠かせないのが、新入社員育成です。
ビズメイツに新卒入社した社員が、適切に成長していくためには何が必要か？という観点で毎年試行錯誤しながらトレーニングプログラムを考え、実行しています。

取り組みの一つとして今年に導入したのが「OJTトレーナー」制度です。

OJTトレーナー（以下、トレーナー）は、新入社員が現場部署に早く馴染み、活躍出来るよう配属後約1年間の業務トレーニング、業務上の悩みを解消するための1on1の実施や会社生活の上での相談相手として、部署責任者や管理職とは異なる立場からサポートする先輩社員を指します。主に担当しているのは入社2年〜3年目のメンバーがトレーナーを担当しています。
今回は、そのトレーナーの皆さんを集めて意見交換会を開催したので、その様子をお届けします。

◇意見交換会の目的

今回の意見交換会の目的は3つです。

・トレーナーを行う上で感じた課題や悩みを共有し、当該課題や悩みの改善に向けた話し合いや、他部署の事例や取組みを共有すること。
・新卒社員の育成状況や進捗を共有し合うことで、トレーナーが自身が担当する新卒社員の育成状況を客観的に把握出来るようにすること。
・人事がトレーナーの状況を把握し、次年度以降の教育や研修に活かすこと。

◇意見交換会内容

今回は初回という事もあり、先ずは細かいアジェンダを決めたりせず、皆で現状を共有し、ノウハウをシェアし合うことから始めていこうと考え、下記以下2点のみを決めて実施しました。

・新卒社員の育成状況や新卒受入れ部署の育成体制の共有
・トレーナーを行う上での悩みや課題、工夫したポイントの共有

まずは、育成状況や新卒受入れ部署の体制の共有からスタート

まずは、「いつまでに何を出来るようになろう」という目標に対してどの程度進んでいるか、進捗はどうかを共有することから始めました！

4月半ばに配属された6名の新卒社員ですが、トレーナーからは、先輩の手は借りながらも独り立ちして仕事を進められるようになっている者や、業務を行う上で細かい課題はあるものの、結果も出てきているので、もう少しで独り立ち出来る状況にある等の声もあり様々でした。
ビズメイツでは、営業やマーケティング、企画職、カスタマーサクセスなど配属される部署がばらばらなので、全体として6か月後には自走できる人材になってほしいという想いはあるものの、業務内容の違いからもう少し習熟度等に差が出る事も想定していましたが、総じて当初の育成状況から大きくビハインドしているという声は無く、トレーナーや受入れ部署の先輩社員が新卒社員の成長に対して自分事として取組み、試行錯誤して取組んで貰っていることを感じることが出来ました。

またトレーナーとの話の中で、新卒社員からの共通した質問として、他の同期メンバーと比較した時に自分の成長は遅れていないか、自分はしっかりと成長出来ているのか等の質問を受けるという話が挙がりました。各トレーナーが、その時に新卒社員にどのようなアドバイスを行い不安を払拭したか、またモチベーションを上げる為に意識した点等について、トレーナー同士での意見交換や対応策の共有を行いました。

受け入れ部署の育成体制はどうなっている？

次に、新卒社員の育成体制についても聞いてみました。
トレーナーという担当者がいても、トレーナー1人で育成するのはもちろん難しいですし育成の観点から見てもあまり良くないのかなと考えています。
トレーナーだけの負担となっていないか？どんな育成体制でやっているかをヒアリングしてみました。

例えば、外国籍のITエンジニアと日本企業の人材紹介サービス『G Talent』のチームは、トレーナーは決まっているものの、チーム全体で育てていこうという大方針があり困ったことがあればどの先輩に聞いてもOKのルールで動いているそうです。
チーム全員がそれを認識しているので、新入社員がその時に聞きたい内容によって質問する先を変えて様々な角度からアドバイス出来るようにしているようです。
他には、業務の部分はこの人に、キャリア面や気持ちの部分の相談は別の人にと役割を区切ってる部署や、トレーナーは大阪からリモートでトレーニングを行い、東京のメンバーがリアルではないと難しい部分はフォローするという形で工夫されてる部署も。どの部署も、部署によって異なる年齢や人数などの構成を活かし、出来る限りの体制を敷いている印象を持ちました。

また、今回のOJTトレーナー制度導入を経てチーム内全体で使用するマニュアルを作成するようになったという部署もあり、新卒育成だけではなく、チーム全体の育成に役立てているようで非常に頼もしくなりました。

トレーナーならではの悩みや工夫している点もシェアしました！

当たり前ですがトレーナーは新卒社員の育成だけが仕事ではありません。自分自身の仕事を持ったうえで、トレーナー業務をしています。

これまで新卒を受け入れた事のない部署では、当初立てたスケジュール通りに育成を進めることが出来ず、仕切り直しで進めることになったという部署も。チーム全体で育成を行っている中で評価やフォローを行う先輩社員の評価基準がバラバラでどのように統一していくか？を悩み、統一に向けて動き始めたそうです。新入社員の業務進捗や業務習熟度・進捗評価を可視化し、出てきた課題を乗り越える取組みをしているという意見もありました。

特に工夫している事として印象的だったのは、「工数管理シート」の話。

配属当初、新卒社員自身に与えられたタスクや課題に対して、何にどのくらい時間や工数がかかってっているかを把握してもらう事で、課題や改善ポイントを可視化し、それに対してトレーナーが具体的なアクションを考え実行することで、新卒社員がより早く業務に慣れ、成果を出せるように取組んでいるとのことでした。ものすごく緻密に作られたこのシートに、他のトレーナーも含め人事もびっくり。

※当初1ヵ月程度の利用を考えていたものの、新卒社員からの継続要望もあり2ヵ月程度の利用をしたとのことです。

他の部署でも「参考にしてみよう」という声も出てきたので、意見交換会を開催したからこそ手段をシェアしてお互いに助け合っていけることが嬉しく思いました。

▼実際の工数管理シート


▼このようにグラフになって何にどれだけ時間がかかっているかがわかります。

最後はOJTトレーナーから今後の要望を聞きました！

また、会の最後には「今後こんな研修を導入してほしい」「こんな制度あったらうれしい」といった今後の要望をヒアリングする時間としました。

例えば、「職種別の研修受講を新入社員に受けさせたい」とか「最近社内で導入された e-learningを新入社員用にカスタマイズして受けさせたい」「新卒育成について、会社としての育成基準があったら嬉しい」「トレーナー研修として、育成担当者の心構えの研修は受けたが、テクニカルな研修も受けてみたい！」などリアルな声がたくさんあがりました。

全てを一気に実施する事は難しいですが、本当に必要なものを検討して少しずつ導入していきたいです。

最後に

今回初めて「OJTトレーナー制度」を導入し、意見交換会を実施しましたがどの部署もどのメンバーも「新入社員にしっかりと成長してほしい。その為に何ができるだろうか」という共通した想いを持ってトレーナーを担当してくれている事を感じることができ、凄く心強くなりました！

徐々にではありますがこれからも新卒社員が確実に育っていける、そしてトレーナーが育てやすい環境を作っていきたいなと思っています。

今後もビズメイツの育成・研修に関する情報を発信していきます。
最後まで読んでいただきありがとうございました。